בין התחומים המפותחים כאן בישראל הוא תחום ההייטק. מלבד העובדה שבכל יום אנחנו שומעים על מיזם או סטארטאפ חדש, יש סוגים שונים של אירועי הייטק. את סוג האירוע מפיקים בהתאם למטרות שלו, לקונספט, לאווירה וכמובן לתקציב. בעוד יש אירוע הייטק שמפיקים בסכום של כמה אלפי שקלים, יש גם אירועים בעלות של מליונים כמו אירועים לחברות הייטק גדולות בסדר גודל של פייסבוק, גוגל ומייקרוסופט. אז הנה כל מה שצריך לדעת על הפקת אירוע הייטק בישראל.
מגדירים מטרות
בשלב הראשון, זאת אחרי שאפיינו את סוג האירוע כמובן חשוב להגדיר את מטרות האירוע. יש הבדל מהותי בין אירועי סטארטאפים בישראל שלרוב המטרה המרכזית שלהם היא גיוס כספים ממשקיעים לבין אירועי חברה לחברות הייטק. אירועים נוספים הקשורים לתחום הם תערוכות הייטק בהם חברות וסטארטאפים מציגים את המוצרים שלהם לקהל הרחב או למשקיעים וכנסים בהם מגיעים אנשים ובעלי מקצוע מהתחום ללמוד ולהרחיב את הידע שלהם. יש כל מיני מטרות שניתן להגדיר לאירועי הייטק כמו חשיפה לקהלי יעד, שיפור השירות בתחומים מסוימים, גיבוש ועוד.
הפקה מקצועית או עצמאית?
בשלב השני עלינו להחליט האם אנחנו מפיקים את האירוע בעצמנו ופונים לספקים בשיטת DIY או פונים לחברה מקצועית חיצונית המתמחה בהפקות אירועי הייטק מסוגים שונים. כמובן שאם התקציב שלנו מוגבל, כדאי לעשות את הכל ולתאם מול הספקים השונים בעצמנו. אם התקציב שלנו קצת יותר גמיש, פניה לחברה מקצועית המתמחה בהפקת אירועי הייטק יכולה לחסוך לנו המון זמן, אנרגיה ואף לשדרג את האירוע בכמה רמות וזאת משום שלחברות כאלה בדרך כלל יש גם קשרים עם ספקים רלוונטיים והן יכולות באופן כזה להוזיל את העלויות ולשלב כל מיני אטרקציות מגניבות.
אווירה וקונספט באירועי הייטק
אחרי שהבנו לאיזה כיוון פחות או יותר האירוע שלנו הולך, עלינו לחשוב על לוקיישן מתאים. מצד אחד אנחנו צריכים שהמיקום של האירוע יתאים לכמות המוזמנים שמתכוונים להגיע אליו, מצד שני הוא אמור להשתלב גם עם האווירה והקונספט שאנחנו מחפשים ליצור ושוב כאן נכנסות לתמונה המטרות שלנו. יש לשים דגש גם על דברים נוספים שקשורים בעקיפין או באופן ישיר להפקה כמו תאורה, הגברה, מקרן אם צריך להציג מצגת מקצועית, שולחנות, כסאות, פינות ישיבה, כיבוד, שתיה וכדומה. כדאי לעשות סקר שוק של השכרת ציוד לאירועים מחירים.
לסיכום, הפקת אירוע הייטק שונה לחלוטין מהפקת אירוע פרטי ודורשת תכנון לפרטים, חשיבה על לוח הזמנים של האירוע, המטרות שלו וכמובן התייחסות לתקציב.
