הפקת כנסים רפואיים כל השלבים החשובים

ניווט מהיר במאמר

עולם הרפואה הוא בין העולמות המקצועיים והמדעיים, אשר מתפתחים בקצב המהיר ביותר. לכן, הם גם בין אלה אשר מתקיימים עבורם כנסים רבים במיוחד. כנסים אלה, מאפשרים לאנשי מקצוע להתעדכן ולחלוק בידע מקצועי חשוב. הפקת הכנסים הרפואיים היא פעילות מורכבת למדי, אשר מחייבת מקצועיות וניסיון.

 

תכנון הכנס

כנסים רפואיים מתמקדים בנושאים רפואיים ספציפיים ומספקים הזדמנות מיוחדת להעמיק לגביהם.

כנס כזה, עשוי למשל להתמקד במחלה ספציפית (דוגמת אובאיטיס) או לשמש להצגת פיתוחים וטכנולוגיות חדשות ברפואה. בכל מקרה, הפקת כנסים רפואיים היא פעילות מורכבת למדי, אשר מחייבת תכנון יסודי. בשלב התחלתי זה, יובהרו למשל נקודות עקרוניות אשר מהן נגזרות החלטות רבות נוספות. לדוגמה: נושא הכנס, התקציב שעומד לרשות המארגנים או הימים והשעות שבהם יתקיים הכנס.

 

בחירת מקום

בחירת המקום בו יתקיים הכנס, חשובה במיוחד. זה הוא מסוג הדברים, אשר עשויים להשפיע באופן ניכר על היקף המשתתפים, הצלחת הכנס כפי שהיא נתפסת אצלם ועוד. המיקום הגיאוגרפי חייב להתאים למשתתפים והוא עשוי לספק גם ערכים נוספים מבחינת מה שזמין בסביבה. למשל כנס באילת. במקומות כאלה, יש לרוב אפשרויות רבות לאירוח כנסים וכעת נשאלת השאלה, באיזה סוג מקום לבחור? מרכזי כנסים הם מקומות אשר מותאמים לכך מראש והיטב, עם כל הציוד הדרוש. עם זאת, הם לא האפשרות היחידה עבור קיום כנסים רפואיים. בכל מקרה, יש להתאים את גודל המקום ששוכרים עבור האירוע, תוך התחשבות בהיקף המשתתפים הצפוי. המקום עצמו צריך לספק פתרונות טובים, לכל ההיבטים הטכניים שחשובים לכם. זה יכול להיות מספיק חניה, רמת האוכל, אולי סידורי לינה וכדומה.

 

עיצוב ואופי האירוע

כנסים רפואיים הם פעמים רבות אירועים מושקעים מאוד. אופייני שיש בהם הקפדה רבה על פרטים.

הקפדה זו והכניסה לפרטים, עשויים להתבטא בעיצוב מיוחד עבור האירוע ובמתן ביטוי לעיצוב זה, למשל בחומרים מודפסים. כל זאת, מתחבר כמובן גם להיבטי מיתוג ותדמית, שמעוניינים לשדר, לשמר ולחזק. העיצוב יהיה ברוח אופי האירוע. חברה שמתמחה בהפקת אירועים, תוכל לתת לו את האופי המתאים ביותר למטרות שנקבעו. יש בכך ניואנסים רבים, אשר שונים לפי סוגי האירוע. "גימיקים" לאירועים למשל, פחות מתאימים אם בכלל לכנסים רפואיים.

צוות מקצועי

לשם תכנון, הפקת וגם תפעול כנס רפואי, נדרש צוות מקצועי מנוסה, כולל "דיילים" במקום. באופן מיוחד, מאחר שמדובר באירועים מורכבים ואינטנסיביים, חשובה מיומנות הניהול שלהם. זאת, כולל עבור פתרון סיבוכים שונים, כך שלא יפריעו למהלך התקין של הכנס.

התשתית הטכנית

כנסים מסוג זה, דורשים תשתית טכנית לא מסובכת במיוחד, אך היא חייבת להיות ברמת איכות ואמינות מרבית. מדובר על מערכות החשמל, התאורה, אודיו (כולל מיקרופונים ורמקולים) וידאו, מקרנים ועוד. במקרים כאלו מומלץ להשכיר את שירותיה של חברת הפקות מקצועית שתקל על האופרציה.

 

 

עוד דברים רבים לטיפול

בכנסים מורכבים מסוג זה, ישנם עוד לא מעט נושאים ופרטי פרטים שדורשים תכנון וטיפול. חלקם בשלב התכנון, אחרים בהיערכות לכנס ונוספים במהלכו. אלה כמה דוגמאות ממחישות:

  • שיווק הכנס.
  • ניהול כל הדרוש לגבי דוברים שמוזמנים להרצות בכנס ולגבי אומנים שיופיעו בו.
  • ניהול כל הדרוש לגבי המשתתפים בכנס, כולל משלוח הזמנות, תזכורת לפני האירוע, לוודא שבכוונתם להגיע, קבלתם בכניסה ועוד.
  • ניהול ידע – הנגשת תכני הכנס למשתתפיו, גם לאחר הכנס.
  • ניהול ספקים.
  • ניהול חסויות לכנס.
  • ניהול לוחות זמנים – קביעת אורכי ההרצאות, המופעים, הפסקות האוכל וכדומה. במידת הצורך, תכנון וניהול חלוקת הכנס לפעילויות מקבילות.
  • ארגון המקום והחדרים השונים מראש, בהתאם לתכנון הפעילות
שיתוף ב whatsapp
WhatsApp
שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב google
Google+
שיתוף ב twitter
Twitter

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

ניווט מהיר

הנקראים ביותר

הוצאות מחייה יומיומיות בחו“ל

שאנחנו מחליטים לצאת לחופשה בחו“ל ומנסים לחשוב על יעד מתאים, להחליט על כמות הימים, תאריכים, לתכנן תקציב לטיול לא פעם עולות שאלות

נופש באיחוד האמירויות

נופש באיחוד האמירויות הוא בשורה עבור ישראלים רבים שחלמו לנסוע ולהגיע לאחת המדינות המרתקות בעולם. מאז שהסכם השלום נחתם, ישראלים רבים רוצים

פרסום כתבה באתר

100 ש"ח

ויש לך כתבה עם קישור לאתר שלך